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Risco de Fraude em Armazéns Gerais: 5 Passos para Reduzir

Qualquer propriedade tem risco de fraude em Armazens, mesmo que em diferentes graus. Assim, o melhor caminho é analisar quais são eles, e a melhor maneira de mitigá-los, ou seja, gerenciar esses riscos de forma efetiva, buscando a eliminação/redução dos impactos em seu Armazém. Pensando nisso, podemos sugerir alguns pontos:

  1. Identificar os setores de maior exposição
    Mapear as áreas de maior vulnerabilidade dentro do Armazém e, dentre elas, quais podem causar os maiores prejuízos. Para facilitar seu trabalho, utilize a Matriz GUTpara priorizar qual setor deve receber atenção imediata.
  2. Mapeamento de processos
    Uma vez identificados os pontos de maior vulnerabilidade, é necessário mapear todo o processo atual, fazer um passo a passo de como as atividades são desempenhadas atualmente, o chamado AS IS. Usando metodologia BPMN, o processo fica de fácil compreensão para todas as áreas envolvidas.
  3. Identificar pontos agudos de fraude
    Tendo o processo claro, é possível identificar quais são os pontos mais suscetíveis a fraudes e, a partir de uma priorização, escolher quais devem ser atacados com mais urgência. Novamente, caso ache necessário, é possível aplicar a Matriz GUT.
    Exemplos comuns:
    – Inserção de peso manual
    – Rota alternativas de acesso à caixa de expedição
    – Digitação de índice de umidade do grão
    – Lançamento manual de estoque (planilhas)
  4. Formular um plano de ação
    Esse plano trará todas as atividades necessárias para eliminar ou reduzir as possibilidades de fraude. Devem constar nesse plano:
    – Mudança nos processos
    – Implantação de novas ferramentas (softwares e hardwares) – Treinamentos
    – Modelo de auditoria
    É fundamental ter o plano de ação documentado, pois os processos acabam evoluindo com o decorrer do tempo.
  5. Monitorias constantes
    Implementar regras claras de periodicidade e quais serão os relatórios. É importante criar indicadores que possam soar alertas para tratativas.
    Exemplos:

– Romaneios manuais sem justificativa
– Pesagens sem imagens
– CrossCheck de pesagens com NF diariamente

Mapear os riscos de fraude em seu armazém é necessidade, saber como mitigá-los é prioridade!

João Ferreira

Diretor Comercial SIACON | Transformando via Software a Operação de Armazéns e Terminais de Grãos

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